Wissenswertes
Aktenvernichtung: Sicherheit für vertrauliche Dokumente
In diesem Leitfaden erfahren Sie alles über die die Aktenvernichtung
- Marina
Inhaltsverzeichnis
Dokumente mit personenbezogenen oder internen Daten dürfen nicht einfach im normalen Abfall landen. Aktenvernichtung bedeutet, dass Papierakten so geschreddert oder vernichtet werden, dass Inhalte nicht mehr lesbar sind. Damit schützt man Informationen vor unbefugtem Zugriff und Datenmissbrauch – ein wichtiger Beitrag zum Datenschutz. Schon nach der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) müssen personenbezogene Daten entfernt werden, sobald sie für ihren ursprünglichen Zweck nicht mehr benötigt werden. Professionelle Aktenvernichtung stellt sicher, dass Daten nicht rekonstruiert werden können. Darüber hinaus sieht die DIN 66399 sieben Sicherheitsstufen vor, je nach Sensibilität der Daten. Höhere Stufen bedeuten feinere Zerkleinerung und damit größeren Aufwand beim Wiederzusammenfügen. Dies gewährleistet, dass selbst streng geheime Informationen (Schutzklasse 3) effektiv geschützt werden können.
Datenschutz und Vertraulichkeit
Vertrauliche Daten sicher vernichten: Nach DSGVO müssen Datenträger (auch Papierakten) so zerstört werden, dass keine Rekonstruktion möglich ist. Das gilt nicht nur für Personaldaten oder Rechnungen, sondern auch für firmeninterne Berichte.
Regulatorische Vorgaben: Die DIN 66399 regelt, wie Dokumente verschiedener Schutzklassen zerstört werden müssen. So wird etwa für sehr sensible Akten (Schutzklasse 3) eine besonders hohe Zerkleinerungsstufe vorgeschrieben. Externe Anbieter stellen nachweisbare Vernichtungszertifikate aus, um die Rechtssicherheit zu dokumentieren.
Folgen unsachgemäßer Entsorgung
Wird Aktenmüll unverschlossen entsorgt oder nur grob zerrissen, können Dritte vertrauliche Informationen stehlen. Die Folgen reichen von Identitätsdiebstahl bis zu hohen Bußgeldern für Unternehmen (Verstoß gegen Art. 32 DSGVO). Schon der Tagesspiegel und Datenschutzportale warnen, dass Daten auf Papier genauso geschützt werden müssen wie digitale Daten. Die Vernichtung ist deshalb kein Kann-Kriterium, sondern vielfach ein Muss, sobald Aufbewahrungsfristen abgelaufen sind.
Wie funktioniert die professionelle Aktenvernichtung?
Professionelle Aktenvernichtung erfolgt meist in mehreren Schritten: Die Papiere werden in sichere Behälter gelegt, zum Vernichtungsort transportiert und dort maschinell zerkleinert. Verschiedene Dienstleistungen bieten hier flexible Lösungen. Typische Verfahren sind mobile Vernichtung vor Ort, Abholung von Behältern/Containern und Selbstanlieferung. Bei allen Varianten garantiert der Dienstleister, dass die Akten sicher behandelt und ordentlich zertifiziert werden.
Abholung per Behälter oder Container
Ein gängiges Modell ist die Behälter-Lösung. Der Dienstleister liefert abschließbare Behälter oder Container in passender Größe (z.B. 70 Liter bis mehrere Kubikmeter) an. Die Akten füllt man selbst ein – oft über Tage verteilt. Anschließend fährt ein Fachkraft alles zur Schredderanlage. Dieses Modell eignet sich besonders für mittelgroße Mengen oder regelmäßige Vernichtung (Daueraufträge). Die Behältermiete ist dabei überschaubar (oft nur wenige Euro pro Behälter/Monat) und wird in die Kalkulation einbezogen.
Selbstanlieferung und Sammelaktionen
Für kleinere Mengen kann man auch selbst zu einem Vernichter fahren. Manche Dienstleister in der Region bieten Tage an, an denen Privatpersonen ihre Akten vorbeibringen können (Voranmeldung nötig). Hierzu einfach alle Aktenordner in Kisten packen und mitnehmen. Auch Recyclinghöfe oder kommunale Sammelstellen veranstalten gelegentlich kostenlose Aktionstage. Der Nachteil: Man hat keinen sofortigen Vernichtungsnachweis vor Ort; stattdessen erhält man üblicherweise ein Sammel-Zertifikat vom Anbieter.
Wer kann Akten vernichten?
Zertifizierte Dienstleister und geschultes Personal sind in der Regel dafür zuständig. In Deutschland gibt es zahlreiche Fachbetriebe, die nach DIN 66399 zertifiziert sind. Sie stellen Verschlussschränke, fahrbare Container und Schredderfahrzeuge bereit. Privates Personal wie Hausmeister oder Reinigungskräfte dürfen Akten nur dann vernichten, wenn es im Arbeitsvertrag und in der Datenschutzerklärung so vorgesehen ist. Wird ein externer Service beauftragt, schließt man einen AV-Vertrag ab (nach DSGVO), denn die Datenvernichtung gilt weiterhin als Verarbeitung personenbezogener Daten.
Eigenes Equipment: Manche Firmen nutzen interne Aktenvernichter. Kleine Tischreisswolf-Geräte hingegen sind meist ungeeignet: Sie können nur kurz arbeiten (ca. 10 Minuten am Stück) und schaffen nur geringe Mengen. Ab einer gewissen Aktenmenge rechnet sich daher die Anschaffung kaum.
Erfahrung und Nachweis: Professionelle Anbieter liefern mit jeder Vernichtung ein Zertifikat oder Protokoll aus, das Art und Umfang der Vernichtung bestätigt. So können Unternehmen ihren Datenschutz nachweisen.
In Stuttgart und Esslingen stehen mit Süd-Entrümpelung und anderen lokalen Firmen zertifizierte Vernichter bereit. Diese erledigen Aufträge für Arztpraxen, Anwaltskanzleien, Büros oder auch Privathaushalte. Durch Erfahrung und moderne Technik garantieren sie, dass Akten effizient und laut Vorschrift verarbeitet werden.
Was kostet Aktenvernichtung in Stuttgart?
Die Preise variieren je nach Anbieter und Leistungsmodell. Entscheidend sind vor allem die Menge der zu vernichtenden Unterlagen, die Entfernung (Anfahrt) und die gewählte Sicherheitsstufe. In der Praxis rechnen Dienstleister oft nach Volumen (Behältergröße) oder Anzahl Aktenordner ab. Beispielpreise geben einen groben Richtwert: MAMMUT Aktenvernichtung nennt für Stuttgart mobile Vor-Ort-Vernichtung etwa 241 € für 30 Ordner, 388 € für 60 Ordner und 535 € für 90 Ordner (jeweils zzgl. MwSt.). Das sind Anhaltswerte, die tatsächlichen Kosten können abweichen.
Weitere Kostenfaktoren: Neben Menge und Anfahrt spielen auch die Bereitstellungsdauer (bei Mietbehältern), die Häufigkeit (Sammel- vs. Einzelauftrag) und die Höhe der Sicherheitsstufe eine Rolle. Für regelmäßige Sammelbehälter wird meist eine geringe Monatsmiete (ca. 5–10 € pro Behälter) erhoben. Mobile Schredderfahrten sind teurer, weil ein großer Lkw und Fahrer eingesetzt werden.
Preisbeispiel Privat: Für Privatkunden bieten manche Firmen Staffelpreise an. So könnte man in Eigenanlieferung eine Tüte mit Akten für unter 50 € vernichten lassen (inkl. Zertifikat). Bei größeren Mengen ab einigen hundert Ordnern lohnt es sich, Angebote einzuholen oder Angebote von Sammelaktionen zu prüfen.
Tipps zum Sparen: Bündeln Sie Aktenvernichtungen (z.B. bei Archivräumungen) statt Einzelaufträge. Manche Anbieter gewähren Mengenrabatte. Prüfen Sie auch, ob Ihr Büro oder Ihre Verwaltung Entsorgungstage oder Rahmenverträge nutzen kann, um Kosten zu senken.
Nachhaltigkeit: Aktenvernichtung und Recycling
Auch bei der Aktenvernichtung lässt sich an die Umwelt denken. Viele Anbieter setzen auf Papierrecycling statt reine Verbrennung. Das alte Papier wird dabei zu hochwertigem Recyclingpapier aufbereitet. So entsteht ein geschlossener Wertstoffkreislauf: aus entsorgten Akten wird neues Büropapier. In Deutschland ist das Papierrecycling ohnehin sehr weit entwickelt: 2023 wurden etwa 12,7 Mio. Tonnen Altpapier gesammelt, was einer Rücklaufquote von rund 85 % entspricht. Die Papierindustrie verarbeitet inzwischen über 80 % recyceltes Papier, das schont Wälder und Energie. Bei der Aktenvernichtung sollte man daher nach zertifizierten Entsorgern fragen, die die Recyclingkette vollständig dokumentieren. Greenwashing gibt es, echte Entsorger weisen transparent nach, wie viel Papier sie weiterverarbeiten.
Fazit
Sichere Aktenvernichtung ist ein Muss für alle, die sensible Daten lagern – ob privat oder gewerblich. Wichtig ist, professionelle Anbieter zu wählen, die nach DIN 66399 arbeiten und Datenschutznormen einhalten. So vermeiden Sie Informationsdiebstahl und eventuelle Strafen. In Stuttgart und Umgebung gibt es verschiedene zertifizierte Dienstleister. Unsere Firma Süd-Entrümpelung etwa bietet mobile Schredderdienste und Abholung von Behältern an. Wir beraten Sie gern zu den Kosten (z.B. ab etwa 240 € für 30 Ordner) und führen die Vernichtung nach Vorschrift durch. Achten Sie zudem darauf, dass die Akten umweltgerecht recycelt werden – so schließen Sie den Kreislauf und tragen aktiv zum Umweltschutz bei.
Nächste Schritte: Prüfen Sie Ihren Bedarf (Menge, Wunschtermin) und kontaktieren Sie einen lokalen Anbieter. Fragen Sie nach einem Vernichtungszertifikat und erkundigen Sie sich, wie der Altpapierkreislauf sichergestellt ist. Eine seriöse Aktenvernichtung erfüllt alle rechtlichen Anforderungen und schafft Vertrauen, für Sie und Ihre Kunden.
Häufig gestellte Fragen
Sie haben Fragen? Wir haben Antworten!
Aktenvernichtung (Dokumentenvernichtung) ist die vollständige Zerstörung von Papierakten, sodass die darauf enthaltenen Informationen nicht mehr lesbar oder rekonstruierbar sind.
Wenn die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für Dokumente abgelaufen sind oder datenschutzrelevante Daten enthalten sind, müssen Akten vernichtet werden. Nach DSGVO müssen personenbezogene Daten auf Papier gelöscht werden, sobald sie nicht mehr benötigt werden.
In der Regel spezialisierte Dienstleister mit Zertifizierung. Diese arbeiten nach DIN 66399 und stellen geschulte Mitarbeiter sowie geeignete Schredderanlagen. Auch Unternehmen können interne Geräte nutzen, aber nur für geringe Mengen (normale Büroschredder sind oft ungeeignet). Bei externen Anbietern wird ein Datenschutz-Vertrag geschlossen.
Das hängt von Menge und Service ab. Ein Richtwert: Mobile Vernichtung in Stuttgart kostet etwa ab 240 € (netto) für ca. 30 Aktenordner. Bei Selbstanlieferung sind die Preise niedriger (z.B. um 50 € für 1 große Kiste). Fragen Sie beim Anbieter nach einem Kostenvoranschlag.
Ja, kleine Mengen kann man mit Büro-Schredder oder in Altpapiercontainer entsorgen. Achten Sie aber auf Datenschutz: Verwenden Sie mindestens Sicherheitsstufe 3 (DIN 66399) und dokumentieren Sie den Vorgang. Für große Mengen rechnet sich meist ein externer Service – sonst können Geräte schnell überhitzen oder Daten unzureichend geschützt sein.
Suchen Sie nach zertifizierten Entsorgern in Ihrer Region (z.B. „Aktenvernichtung Stuttgart“). Achten Sie auf Referenzen, Zertifikate und Kundenbewertungen. Ein seriöser Anbieter wie Süd-Entrümpelung in Stuttgart/Esslingen stellt vorab Informationen zum Ablauf, zu Preisen und zur Recyclingquote bereit.
Das ist Aktenvernichtung mit konsequentem Recycling. Hier wird das geschredderte Papier zu neuem Büropapier aufbereitet. Anbieter, die dies anbieten, weisen oft eine hohe Recycling-Quote aus. In Deutschland werden rund 85 % des Papierabfalls recycelt.
Kontaktieren Sie uns für ein Angebot
Niederlassung
Kurze Str. 3, 73732 Esslingen
Rufen Sie uns an
0171 9030711
info@suedentruempelung.de